Documentación
Todo lo que hace Kizer Check
De cómo se instala hasta cómo se calcula cada minuto que aparece en la planilla. Si algo no está aquí, el sistema no lo hace.
Qué es y qué no es
Kizer Check registra a qué hora entra y sale cada empleado usando su huella, calcula las horas que se le deben pagar y entrega los reportes listos para la planilla. Funciona para una sociedad con varias empresas, cada una con sus sucursales.
No es un sistema de nómina completo: no calcula deducciones de ley (IHSS, RAP, ISR) ni emite recibos. Entrega el bruto —horas ordinarias, horas extra y el total a pagar por hora trabajada— y de ahí lo toma la contabilidad.
El total que ve en los reportes es salario bruto. Confírmelo con su contador antes de usarlo para pagar.
Instalar el kiosko
El kiosko es un programa de Windows que se instala en la computadora de cada sucursal, la que tiene el lector de huella conectado.
- 1Descargue el instalador desde la página principal (botón «Descargar para Windows»).
- 2Ejecute KizerCheck-setup.exe y siga el asistente. No pide configuración.
- 3Abra Kizer Check. La primera vez crea su base local y queda listo para marcar.
- 4Elija la sucursal en el selector de arriba a la derecha. Queda guardada para siempre en ese equipo.
Cada sucursal necesita su propia instalación. No hay límite de equipos ni licencias por puesto.
Conectar con la nube
El kiosko funciona solo, sin internet. Conectarlo a la nube sirve para que los datos lleguen al panel web y para que las sucursales compartan el catálogo de empleados.
- 1En el kiosko, toque «Nube» en la barra de arriba.
- 2Escriba la dirección del servidor y el correo y contraseña de un administrador.
- 3Toque «Conectar este kiosko». Se sincroniza de inmediato y después cada minuto solo.
Si el kiosko pasa días sin señal, sigue marcando normal. La cola de pendientes crece y se vacía sola cuando vuelve el internet. Nunca se pierde un marcaje por falta de red.
Importar desde Excel
Si ya tiene el padrón en una hoja de cálculo, no hay que teclearlo de nuevo. La importación se hace desde el panel web, en «Importar».
- 1Guarde su hoja de Excel como CSV. Sirve tanto el separador de coma como el de punto y coma.
- 2Súbala. El sistema adivina qué columna es cuál por su nombre; revise que esté bien.
- 3Toque «Revisar sin guardar». Verá cuántos entran, cuáles tienen problemas y cuáles ya existían.
- 4Corrija en su Excel las filas señaladas —cada error dice el número de fila— y vuelva a subirla.
- 5Cuando esté conforme, confirme. Los empleados aparecen de inmediato en el kiosko de cada sucursal.
Nunca escribe sin mostrarle antes qué va a pasar. La revisión y la importación real corren exactamente la misma validación: la vista previa no puede prometer algo distinto de lo que después ocurre.
Qué entiende de su archivo
| Dato | Formas que acepta |
|---|---|
| Pago por hora | 50 · 50.75 · L. 1,234.50 · 1.234,50 |
| Fecha de ingreso | 15/01/2025 · 2025-01-15 · 3-4-2025 (día primero) |
| Jornada | completa · tiempo completo · medio tiempo · por hora |
| Empresa y sucursal | Por su nombre, sin importar mayúsculas ni tildes |
| Acentos | Archivos en UTF-8 y en ANSI (el que guarda Excel en español) |
Lo único obligatorio es nombre y apellido. El código de empleado se genera solo si no viene. Si una fila no trae empresa, se usa la que eligió arriba.
Qué rechaza, y por qué
- ·DNI que no tenga 13 dígitos: un DNI a medias no sirve para nada después.
- ·Empresa o sucursal que no existe: crearla sola pondría gente en un lugar inventado.
- ·Sucursal que no pertenece a la empresa indicada: adivinar cuál quiso decir es como terminan los empleados en la planilla equivocada.
- ·DNI repetido dentro del archivo o ya registrado: se salta, y no cuenta como error.
La importación trae los datos, no las huellas. Después de importar, cada persona pasa una vez por el kiosko a capturar sus dos dedos —que de todos modos hay que hacerlo en persona—. El panel le muestra cuántos faltan.
¿No tiene de dónde partir? En «Importar» hay un botón para descargar una plantilla con las columnas y una fila de ejemplo.
Enrolar empleados
Enrolar es dar de alta a alguien y guardar sus huellas. Se hace en el kiosko, porque ahí está el lector.
- 1Toque «Enrolar empleado» en la barra de arriba.
- 2Escriba el PIN del encargado. Sin PIN no se puede enrolar: dar de alta a alguien es crear a alguien que va a cobrar.
- 3Llene nombre y apellido (lo único obligatorio). DNI, teléfono, correo, puesto y pago por hora son opcionales y se pueden completar después.
- 4Capture DOS dedos: índice derecho y pulgar izquierdo.
- 5Guarde. El código de empleado (E001, E002…) se genera solo.
Al terminar aparece «Enrolar otro» con la empresa y la sucursal ya puestas, para cargar a toda la cuadrilla de corrido.
¿Por qué dos dedos? Con uno solo, una cortada en la mano deja a esa persona sin poder marcar durante días, y esos días terminan arreglándose a mano en la planilla.
Marcar: el día a día
El empleado pone el dedo. No teclea código, no elige entrada o salida, no toca nada más. El sistema lo reconoce y decide si es entrada o salida según si tiene un turno abierto.
Ponga su dedo en el lector
María Fúnez
Salida registrada a las 17:00
Trabajaste 8h 00m
La confirmación se queda cinco segundos en pantalla y vuelve sola. Al salir muestra cuánto trabajó, que es lo único que al empleado le interesa comprobar.
Nadie puede marcar por otro. El lector identifica entre todos los enrolados (búsqueda 1:N), no confirma un código que alguien más pudo teclear. Esa es la diferencia con una tarjeta o un PIN.
Si alguien apoya el dedo dos veces seguidas, el segundo toque se ignora: dentro de 60 segundos es el mismo marcaje, no dos.
Cómo se calculan las horas
Esta es la parte que hay que entender, porque es la que alguien va a reclamar algún día. La regla de oro: el marcaje crudo nunca se toca. Se guardan dos números distintos.
| Número | Qué es |
|---|---|
| Horas marcadas | La diferencia exacta entre los dos marcajes. Dato duro, inmutable. |
| Horas pagadas | Lo anterior, después de aplicar tolerancia y redondeo. |
Los reportes muestran los dos, uno al lado del otro, y cada ajuste queda explicado por escrito. Cuando alguien reclame, el reporte le explica el número.
Tolerancia
Marcar hasta 5 minutos tarde cuenta como puntual y se paga completo. Es configurable por empresa.
- Marca entrada
- 08:01
- Marca salida
- 17:00
- Horas marcadas
- 7h 59m
- Horas pagadas
- 8h 00m ← la tolerancia devuelve el minuto
Llegar temprano no se paga solo
Si alguien marca a las 7:40 con entrada a las 8:00, la jornada cuenta desde las 8:00. De lo contrario todos llegarían a las 6 de la mañana a cobrar dos horas que nadie autorizó.
Llegar tarde de verdad sí descuenta
- Llegada tarde
- 20 minutos
- Horas pagadas
- 7h 40m
- En el reporte
- «Llegada tarde: 20 min descontados»
Horas extra
Quedarse unos minutos de más no es hora extra: hay un mínimo (15 minutos por defecto). Pasado ese mínimo, el excedente se cuenta aparte de la jornada ordinaria y queda marcado como pendiente de aprobación. Nunca se infla la ordinaria con la extra.
- Horas ordinarias
- 8h 00m
- Horas extra
- 2h 00m (pendientes de aprobación)
- Recargo por defecto
- 25 % sobre el valor hora
Turnos nocturnos
Un turno de 22:00 a 06:00 se calcula bien: el sistema entiende que la salida es del día siguiente y no produce ni duraciones negativas ni turnos de 16 horas.
Qué se puede configurar
| Ajuste | Por defecto |
|---|---|
| Tolerancia de entrada | 5 minutos |
| Tolerancia de salida | 5 minutos |
| Redondeo | Al múltiplo de 5 minutos |
| Mínimo para contar hora extra | 15 minutos |
| Recargo de hora extra | 25 % |
| Tope de jornada semanal | 44 horas |
Los valores por defecto siguen el Código del Trabajo hondureño, pero son configurables a propósito: la ley cambia y el programa no debería tener que cambiar con ella. Confirme los suyos con su contador.
Turnos sin salida
Pasa siempre: alguien entra y se va sin marcar la salida. Si el turno quedara abierto, el marcaje del día siguiente se leería como la salida de ayer y produciría un turno de 24 horas que se cuela a la planilla.
Para evitarlo, seis horas después de la hora de salida programada el turno se cierra solo y queda en estado incompleto: aparece en ámbar, no paga nada y espera a que alguien ponga la hora real.
- 1En el kiosko, toque «Turnos por corregir». El número en ámbar dice cuántos hay.
- 2Escriba el PIN del encargado.
- 3Escriba la hora de salida real de cada uno y toque «Cerrar».
El sistema no adivina la hora de salida. Inventarla sería inventar plata. Queda registrado que la puso una persona, con su nombre, y el turno se ve distinto de uno marcado con el dedo.
Anular un turno
Si alguien marcó por error y no trabajó, el turno se anula desde la misma pantalla: no se paga nada, el motivo es obligatorio y queda con el nombre del encargado. Anular es definitivo — ninguna copia rezagada de otro kiosko lo puede revivir. El marcaje original no se borra: sigue ahí como evidencia.
Horarios y jornadas
Un horario define, para cada día de la semana, a qué hora se entra, a qué hora se sale y cuánto dura el descanso. Puede ser distinto cada día: lunes 8 a 5, martes 9 a 6.
Se asigna a una sucursal completa o a un empleado en particular. Gana el más específico: lo asignado a la persona pesa más que lo asignado a su sucursal.
| Tipo de jornada | Uso |
|---|---|
| Tiempo completo | La jornada estándar de la empresa. |
| Medio tiempo | Horario más corto, con su propia asignación. |
| Por hora | Se paga lo marcado, sin jornada fija que comparar. |
Al armar la semana, el sistema avisa si no cierra en las 44 horas de jornada diurna.
Reportes y Excel
Hay dos reportes, que son los que un jefe de RRHH abre de verdad.
| Reporte | Para qué |
|---|---|
| Por empleado (pre-planilla) | Días trabajados contra programados, ausencias, horas ordinarias, extra, llegadas tarde y total a pagar. Es el que se lleva a contabilidad. |
| Detalle de turnos | Un renglón por turno, con horas marcadas y horas pagadas lado a lado. Es el que se abre cuando alguien reclama. |
Los dos se filtran por rango de fechas y por sucursal, y los dos exportan a un archivo que Excel abre con doble clic —sin asistente de importación, con los acentos bien y con los números como números, no como texto.
Las horas van también en decimal (8,5) además de «8h 30m», porque contabilidad multiplica, no lee.
Un turno sin cerrar no cuenta como día trabajado ni suma al total. Aparece en su propia columna para que se vea que hay algo pendiente.
Planilla y deducciones
La pestaña Planilla del panel toma las horas ya calculadas, las multiplica por el valor hora de cada empleado y aplica las deducciones de ley. Solo entra la hora extra aprobada — la pendiente se ve en reportes pero nadie cobra lo no autorizado.
| Deducción | Cómo se calcula (valores 2025) |
|---|---|
| IHSS-EM | 2.5 % del sueldo, topado al techo de cotización (L. 11,903.13/mes) |
| IHSS-IVM | 2.5 % del sueldo, con el mismo techo |
| RAP | 1.5 % de lo que exceda el salario mínimo mensual |
| ISR | Tabla progresiva anual, con L. 40,000 de gastos médicos deducibles |
En una quincena los techos valen la mitad, para que dos quincenas sumen lo mismo que el mes. Los valores son configurables a propósito: los techos y tramos cambian por decreto casi cada año.
Confirme la tabla con su contador antes de pagar la primera planilla real. El sistema calcula; la responsabilidad de que la tabla esté vigente es de quien firma.
El cierre congela los números
«Cerrar planilla» guarda una copia inmutable de cada fila: nombres, horas, deducciones y netos. Cambiar un horario en agosto no altera la planilla que se firmó en julio — ese es el error clásico que hunde estos sistemas. El mismo período no se puede cerrar dos veces, y no se puede cerrar si quedan turnos sin hora de salida: primero se corrigen o se anulan en el kiosko.
Alertas por WhatsApp
Si a alguien le tocaba entrar, ya pasó su hora más la tolerancia más 30 minutos de gracia, y no ha marcado nada, el sistema avisa al WhatsApp de la sucursal. La regla corre en la nube cada 10 minutos — a propósito: el kiosko de la sucursal puede estar apagado, que es exactamente cuando más sospechoso es que nadie haya marcado.
- 1En el panel, Organización → edite la sucursal y ponga el número de WhatsApp que recibe las alertas (el del gerente).
- 2Cada falta se avisa una sola vez al día, para no llenar el teléfono de repeticiones.
- 3Las alertas también quedan en el tablero del panel, con su estado de envío.
Sin cuenta de WhatsApp Business configurada en el servidor, las alertas igual se registran y se ven en el tablero — solo no llegan al teléfono. Cuando el negocio consiga su cuenta de Meta, se configuran dos variables y nada más cambia.
De madrugada (antes de las 6 a. m.) no se molesta a nadie.
Análisis con IA
La pestaña Análisis responde preguntas en español sobre la asistencia: «¿quiénes llegan tarde seguido?», «¿cuánto cuestan las extras?», «compará las sucursales». Está pensada para la pregunta que un gerente haría en voz alta, sin tener que armar el filtro exacto en reportes.
La IA solo ve el resumen del período — los mismos números que la pantalla de reportes, con el mismo alcance del rol que pregunta. No tiene acceso a la base de datos ni puede ver nada que usted no pueda ver.
Requiere una clave de API de Anthropic configurada en el servidor. Sin ella, la pestaña lo dice claro y el resto del sistema funciona igual.
El panel web
El panel se abre desde cualquier navegador con el correo y contraseña de un usuario. No hay que instalar nada.
| Sección | Qué muestra |
|---|---|
| Tablero | Cuántos marcaron hoy, horas del día, llegadas tarde, turnos sin cerrar, extras sin aprobar, alertas recientes y los últimos movimientos. |
| Reportes | Los mismos dos reportes del kiosko, sobre los datos de todas las sucursales. |
| Planilla | Vista previa con deducciones, cierre congelado y el historial de planillas cerradas. |
| Empleados | El padrón completo, con buscador por nombre, código o DNI. |
| Organización | Empresas, sucursales (con su WhatsApp de alertas) y horarios por día. |
| Importar | El padrón desde Excel, con prueba en seco antes de escribir. |
| Análisis | Preguntas en español sobre la asistencia, respondidas con IA. |
Roles y permisos
Cada usuario ve solo lo que le toca. El alcance se aplica a toda consulta, sin excepción: si un gerente de sucursal pide el reporte de la sociedad, recibe el suyo.
| Rol | Alcance | Ve salarios |
|---|---|---|
| Administrador de la sociedad | Todas las empresas y sucursales | Sí |
| Administrador de empresa | Una empresa y sus sucursales | Sí |
| Recursos Humanos | Toda la sociedad | Sí |
| Gerente de sucursal | Una sucursal | No |
| Supervisor | Una sucursal | No |
En el kiosko no hay usuarios: hay un PIN de encargado que abre enrolamiento, corrección de turnos y reportes. Cámbielo antes de instalarlo en cualquier sucursal.
Sincronización
El kiosko escribe primero en su propia base y responde de inmediato. La nube es un segundo paso que ocurre aparte, cada minuto, y que nunca bloquea el marcaje.
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| Hay internet | Los cambios suben en menos de un minuto y bajan las novedades del resto. |
| Se cayó el internet | Se sigue marcando igual. Los cambios se acumulan en la cola local. |
| Vuelve el internet | La cola se vacía sola, en lotes. Si se corta a la mitad, se retoma sin duplicar nada. |
| Dos sucursales tocan el mismo turno | Gana el que tiene la salida registrada. Un turno cerrado siempre pesa más que uno abierto. |
En la barra del kiosko, el ícono de nube muestra cuántos cambios quedan sin subir. Si se pone en ámbar, hay un problema de red o de credenciales; el marcaje sigue funcionando igual.
Seguridad y bitácora
El sistema toca plata y datos de personas, así que la seguridad no es una casilla: es el diseño. Estas son las capas, de la huella al servidor:
| Capa | Cómo protege |
|---|---|
| Huella | Se guarda la plantilla matemática del lector, nunca la imagen. Una plantilla no se puede revertir a un dedo. Dos dedos por persona, obligatorio. |
| Contraseñas | Cifradas con scrypt (derivación con costo de memoria) y comparadas en tiempo constante. Nunca se guardan ni viajan en claro. |
| Login | Cinco intentos fallidos congelan la cuenta quince minutos. El mensaje de error no revela si el correo existe. |
| Sesiones | El panel expira a las 12 horas. Los kioskos usan tokens de dispositivo firmados de mayor duración — la terminal no puede pedirle credenciales a la cajera cada mañana. |
| Aislamiento | La sociedad sale del token firmado, jamás del cuerpo de la petición. Un kiosko no puede leer ni escribir datos de otra empresa, ni por error ni a propósito. |
| Datos | Marcajes y bitácora son inmutables: una corrección agrega un registro nuevo marcado como manual y el original queda como evidencia. Cerrar planilla congela una copia que nada posterior altera. |
El registro de auditoría
Toda acción que no venga de un dedo queda con quién, cuándo y en qué equipo: enrolar, corregir salidas, anular turnos, aprobar extras, cerrar planillas, cambiar horarios o empresas. Se consulta en el panel — Configuración → Registro de auditoría — y no se puede editar ni borrar, ni siquiera un administrador.
Esa inmutabilidad responde la pregunta que de verdad importa: si un número de la planilla se discute, el sistema reconstruye de dónde salió, minuto a minuto y con nombres. Un sistema que no puede explicar sus números no sirve para pagar sueldos.
Actualizaciones
El kiosko revisa si hay versión nueva al abrir, la instala y se reinicia solo. Nunca a media jornada: reiniciar el kiosko con gente esperando frente al lector es exactamente lo que no debe pasar.
Las actualizaciones van firmadas. Un instalador que no venga firmado no se aplica.
Preguntas frecuentes
¿Se puede marcar sin internet?
Sí, indefinidamente. El internet solo hace falta para que la información llegue al panel web.
¿Qué pasa si alguien no puede marcar con el dedo?
Por eso se enrolan dos dedos. Si aun así no lee, un encargado puede registrar el turno a mano y queda con su nombre en la bitácora.
Un empleado de una empresa marcó en la sucursal de otra. ¿Se pierde?
No. El turno guarda las dos empresas: dónde trabajó y quién le paga. El reporte lo muestra en la planilla de su empresa.
¿Se puede cambiar la tolerancia de 5 minutos?
Sí, por empresa. También el redondeo, el mínimo de hora extra y el recargo.
¿Puedo importar los empleados que ya tengo en Excel?
Sí, desde el panel, en «Importar». Trae los datos; las huellas se capturan después en el kiosko, que de todos modos hay que hacerlo en persona.
¿Qué pasa si me equivoco al importar?
Antes de escribir nada le muestra exactamente qué va a pasar, fila por fila. Y si algo ya existía, se salta en vez de duplicarlo.
¿Calcula IHSS, RAP e ISR?
Sí, en la pestaña Planilla, con la tabla vigente y techos prorrateados por quincena. Confirme los valores con su contador antes de pagar: los techos y tramos cambian por decreto.
¿Cuántas sucursales aguanta?
Cientos. Cada kiosko trabaja contra su propia base local y solo intercambia los cambios, no la base entera.
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| Sociedad | El grupo dueño de varias empresas. Nada cruza de una sociedad a otra. |
| Empresa | Cada razón social dentro de la sociedad. Es quien paga la planilla. |
| Sucursal | Un local con su kiosko. Pertenece a una empresa. |
| Marcaje | El hecho de poner el dedo. Inmutable, con hora exacta. |
| Turno | El par entrada + salida ya calculado. Es lo que ve la planilla. |
| Turno incompleto | Entró pero nadie marcó la salida. No paga hasta corregirse. |
| Horas marcadas | La diferencia exacta entre los dos marcajes. |
| Horas pagadas | Las anteriores, tras tolerancia y redondeo. Es lo que se paga. |
| Tolerancia | Minutos de gracia que no descuentan ni generan extra. |
| Template | La huella convertida en datos. No se puede volver a una imagen. |
| Bitácora | El registro de quién hizo qué. Solo se agrega, nunca se borra. |
¿Falta algo en esta guía? Es un defecto del documento, no una función que no exista sin explicación. Avísenos y se agrega.
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